Facturen efficiënt verwerken in Pantheon ERP

11 september 2018


110.000 facturen verwerken door 5 FTE
Maartje Griepsma, Hoofd projecten en ontwikkeling, Wasco vertelt: “De wens om over te gaan naar digitale verwerking van 110.000 inkomende facturen bestond bij Wasco al geruime tijd. Andere projecten kregen altijd voorrang waardoor dit project lange tijd is blijven liggen. Gezien de enorme hoeveelheid inkomende facturen en de aankomende pensionering van één van de medewerkers kreeg het project afgelopen jaar de eerste prioriteit.

Hoe verliep de factuurverwerking voorheen? De facturen kwamen onder andere digitaal binnen en werden dan na printen intern verspreid. Bij vragen moesten wij de facturen vervolgens weer inscannen en per mail naar de betreffende vestiging sturen. Erg omslachtig en tijdrovend. Eén van de businesscases die ik meekreeg was dan ook vervanging van de persoon die met pensioen ging door het verhogen van efficiëntie binnen bestaande processen. Dus minimaal 1 FTE besparing realiseren.”

Selectietraject
“Uiteraard zijn wij eerst gestart met een selectietraject. Wij zochten een totaaloplossing. Pantheon, de ERP-partner van Wasco, kwam met ISProjects als mogelijke oplossing. Na verdere verkenning is er door ISProjects allereerst een FITGap analyse uitgevoerd. Daarbij zijn onze processen en de te ontwikkelen integratie diepgaand geanalyseerd. Uit de analyse kwam een klein stukje inrichting naar voren.

"SUCCESSTORY: 1 FTE besparing door digitale factuurverwerking in Pantheon ERP met ISProjects!"

Maartje Griepsma - Hoofd projecten en ontwikkeling Wasco

Besparing en efficiëntieslag behaalt
“De doelstelling die vooraf was gesteld; het vervangen van de medewerker die met pensioen ging, is inzicht. Voor Wasco komt dat neer op een besparing van 10 tot 15%. De basisinrichting staat, de volgende fase loopt nu om het proces nog efficiënter te krijgen. De besparing en efficiëntieslag komt onder andere door de volgende veranderingen. Als er facturen klaarstaan voor goedkeuring ontvangt de medewerker een mail vanuit het systeem. Daar staan de nog openstaande facturen overzichtelijk onder elkaar, klaar voor beoordeling. Verder is er nu geen enorme papierstroom meer. Als we vragen hebben over een factuur versturen wij eenvoudig vanuit ISP-Invoice een mail naar de leverancier of interne medewerker. De oplossing werkt ook zeer intuïtief. Er is geen uitgebreide training nodig voor goedkeurders. Ze kunnen direct zelfstandig werken met deze oplossing. Tot slot verwachten wij in de toekomst nog meer besparing te realiseren wanneer al onze leveranciers overgaan naar EDI. Samengevat zijn wij zeer tevreden over de overgang naar geautomatiseerde factuurverwerking, levert het al snel rendement op en wordt dat alleen maar meer,” sluit Griepsma af.

Over Wasco
Wasco is de meest toonaangevende groothandel binnen de installatiebranche in Nederland. Met ruim 45 jaar ervaring, expertise en vakmanschap zijn zij uitgegroeid tot een landelijk begrip. Wasco heeft 34 vestigingen, grote distributiecentra en een uitgebreide webshop waarmee zij dag en nacht in de buurt zijn om u te voorzien van de beste producten en diensten. Vanzelfsprekend garanderen zij u de beste service en ondersteuning, want uw succes is de passie van Wasco. Meer informatie over Wasco