Tjeerd is door zijn jarenlange ervaring inmiddels een expert op het gebied van ERP-software en integratie. Sinds 2006 is Tjeerd werkzaam voor Pantheon ERP en hij heeft sinds die tijd meerdere functies bekleed zoals Business Consultant, Manager Development, Teammanager R&D en Customer Service en sinds 2024 is hij Product Manager. In dit interview verteld hij ons meer over het belang van connectiviteit van een ERP-systeem.
Waarom wordt integratie tussen ERP en andere systemen (zoals WMS, CRM, e-commerce) steeds belangrijker voor groothandels?
Vanuit de markt van groothandels wordt er steeds meer van het ERP-systeem gevraagd. Het ERP-systeem is ooit ontworpen om de geld-goederen stroom van een groothandel zo goed mogelijk te waarborgen en inzichtelijk te maken. Door de jaren heen werd er steeds vaker gevraagd om het ERP-systeem te verrijken met functionaliteiten zoals CRM, e-commerce en WMS.
Wij kunnen als softwareontwikkelaars alles bouwen waar de klant om vraagt, dus ook een CRM-pakket, een webshop of een complete BI tool. Echter is het met die werkwijze niet haalbaar om voor elke onderdeel voorop te blijven lopen in de markt. Daarom wordt het steeds belangrijker dat het ERP-systeem eenvoudig en goed te integreren is met een ander specifiek softwarepakket.
Het ERP-systeem gaat bij veel groothandels steeds vaker van een ‘Best-of-Suite’ naar ‘Best-of-Breed’.
Welke voordelen levert een goed geïntegreerd ERP-systeem op voor de dagelijkse operatie?
Voordeel 1: Geen dubbele invoer van informatie
Een goed geïntegreerd ERP-systeem zorgt ervoor dat er geen dubbele invoer meer plaatsvindt binnen een groothandel, waarmee menselijke invoerfouten worden geëlimineerd. Een goed geïntegreerd ERP-systeem zorgt ook voor een automatische doorstroom van de informatie tussen verschillende afdelingen. Orders die in de webshop worden gedaan door de klant, worden automatisch doorgestuurd naar het ERP-systeem, waarna de order automatisch in het magazijn terechtkomt (WMS), de magazijn-medewerker de order kan picken en gereed kan maken voor de verzending. Door dit gehele proces te automatiseren wordt tijd bespaard, fouten voorkomen en de klanttevredenheid verbeterd.
Verschil tussen een goed geïntegreerd ERP-pakket en een slecht geïntegreerd ERP-pakket:
Proces 1: Goed Geïntegreerd ERP-systeem
- Orderplaatsing
In de webshop staat bij elk gepubliceerde artikel de actuele voorraad en de prijs vanuit het ERP → Klant bestelt via de webshop → ordergegevens gaan automatisch naar ERP.
- Orderregistratie
ERP maakt verkooporder aan, controleert voorraad en betaalstatus.
- Picking
ERP stuurt automatisch een pickopdracht naar WMS → medewerker scant producten.
- Verpakking & Verzending
ERP koppelt met TMS → verzendlabels en track & trace worden automatisch gegenereerd.
- Statusupdate & Facturatie
Verzending wordt teruggekoppeld naar webshop → factuur automatisch in financieel pakket.
De voordelen: Snel, foutloos, real-time inzicht, minimale handmatige acties.
Proces 2: Niet Geïntegreerd ERP-systeem
- Orderplaatsing
Klant bestelt via webshop → medewerker exporteert order handmatig (CSV, e-mail).
- Orderregistratie
Order wordt handmatig ingevoerd in ERP → kans op typefouten en vertraging.
- Picking
Medewerker print picklijst → geen automatische voorraadupdates.
- Verpakking & Verzending
Vervoerder wordt handmatig geboekt → labels en track & trace apart regelen.
- Statusupdate & Facturatie
Verzending wordt handmatig teruggekoppeld naar webshop → factuur handmatig aangemaakt.
Voordeel 2: Expertise waar je die nodig hebt
Onze partners brengen diepgaande specialistische kennis op hun vakgebied. Dit betekent dat zij jouw groothandel kunnen worden voorzien van de juiste adviezen en kunnen behouden voor eventuele fouten.
Voordeel 3: Focus op onze kernactiviteiten
Door met partners te werken, kunnen wij ons concentreren op waar wij goed in zijn, namelijk een robuust, flexibel en schaalbaar ERP-platform bouwen. Wij zorgen hiermee voor de solide basis en onze partners zorgen voor de beste oplossingen in hun niche.
Voordeel 4: Snellere innovatie voor de groothandel
Partnerkoppelingen zijn beproefde oplossingen die al bij honderden bedrijven succesvol draaien. Dit betekent voor jullie: snellere implementatie, minder risico's en directe toegang tot best practices uit de markt.
Voordeel 5: Continue doorontwikkeling
Onze partners investeren continu in verbetering van hun oplossingen. Jullie profiteren automatisch mee van deze innovaties. Terwijl wij het platform verbeteren, verbeteren zij hun modules. Dit resulteert in dubbele innovatiekracht.
Welke integratie-uitdagingen zie jij nog vaak bij groothandels en hoe kunnen die worden opgelost?
De uitdaging zit met name in het feit dat er twee partijen betrokken zijn bij de integratie van de twee softwarepakketten. Wij hebben namelijk voor veel verschillende softwarepakketten onze eigen API ontwikkeld. Het softwarepakket waarmee wij willen connecten heeft vaak ook een API klaar staan. Voor de leken heb ik hieronder een vergelijking gemaakt tussen stopcontacten en API’s:
Voorbeeld voor de leek op het gebied van API’s
Een API is net als een stopcontact:
Veel bedrijven denken dat een API automatisch zorgt voor integratie tussen systemen. Maar een API is eigenlijk net als een stopcontact:
- Het stopcontact is er, klaar om stroom te leveren (data).
- Maar zonder stekker (een applicatie die de API aanroept), gebeurt er niets.
Twee systemen met een eigen API zijn dus net als twee stopcontacten naast elkaar. Ze bieden allebei een aansluiting, maar er is geen verbinding totdat iemand een stekker maakt die de stroom laat lopen. In API-termen: je hebt een connector of integratie nodig die de ene API aanroept, data verwerkt en doorstuurt naar de andere. Deze connector (stekker) moet op maat worden gemaakt voor het stopcontact.
Het is hierbij belangrijk dat we van te voren bepalen welke data we willen uitwisselen en wie welke data aanroept en toestuurt. De partij die de data aanroept is namelijk de partij die de connector (de stekker) moet programmeren. Dit betekent dat deze partij extra werk moet investering om de uitwisseling van data mogelijk te maken. Wanneer er een goede overeenstemming is van welke partij wat doet komen we er altijd op een goede manier uit en is de klant tevreden met het resultaat.
Een andere mogelijkheid om deze uitdaging op te lossen is door een middleware-partner aan te stellen. Deze partner heeft vaak al verschillende koppelingen gemaakt met softwarepakketten. Zij zorgen ervoor dat de twee softwarepakketten met elkaar verbonden worden, de data wordt uitgewisseld en er geen dubbele invoer nodig is.
