Verzuimpreventie en werkdruk

Het gaat goed met de BV Nederland. We produceren als een malle en de dienstverlenende sector floreert als nooit tevoren. Inmiddels leidt dit tot een dusdanige krapte op de arbeidsmarkt dat de rek er wel uit is en de vijvers zijn leeg gevist.

De aanhoudende klantvragen en krapte in de bezetting leiden tot een hogere werkdruk. Niet voor niets is 1/3de van het langdurig verzuim gerelateerd aan psychische klachten. Bovendien zijn het aantal langdurige verzuimgevallen met 32% gestegen. Schrikbarende cijfers. Met gemiddeld € 250,00 per dag aan omzet- of productiederving per medewerker hebben we het over serieus geld.

Wat kan jij er aan doen?

Als eerste is werkdruk vooral beleving. Er dient een gevoelsmatige balans te zijn tussen wat een medewerker overziet (het gevoel van controle om niets te vergeten etc), een gevoel van tijdigheid (een flinke piek is niet erg; zolang het geen oneindige situatie is), het idee dat men met z'n allen iets aan het bouwen / neerzetten is (een gezamenlijk doel) en persoonlijke erkenning en waardering. Daarbij mag ook de privé situatie niet onderschat worden. Deze is vergaand bepalend met wat een medewerker zakelijk aan kan.

Strategische tips om verzuim te voorkomen
 

1. Focus
   Zorg er voor dat je met z'n allen duidelijk hebt wat je wel doet en wat je niet doet. Nee zeggen tegen klanten is weliswaar lastig; maar zorgt er voor dat je de energie en aandacht kunt verdelen over andere klanten.
   Voorbeeld: Heeft een klant een zeer specifieke wens of een wens die afwijkend van de core business van jouw bedrijf, je daardoor relatief veel energie kost, en je daardoor andere klanten verwaarloosd; moet je het misschien niet doen. Besteed je energie selectief en wees er zuinig mee. Het aantal uren is beperkt. Bovendien ben je dan echt iets aan het bouwen met je bestaande klantenbestand en word je iets minder gevoelig voor toch nog even die order scoren.
   Dit houdt rust op de werkvloer. Iedereen vindt het fijn als we samen iets aan het bouwen zijn wat duurzaam is. Bovendien scheelt het een hoop spanning, geregel, kinderziektes, deadlines etc die die ene order anders wel met zich meegebracht zou hebben.
   
   
2. Prioriteren
   Wat vinden we toch veel belangrijk! En ja, hou daar mee op. Bepaal samen met je team wat NU belangrijk is. Kies daaruit een aantal kernthema's (bijvoorbeeld 2 of 3), ga er met je team mee aan de slag en kies na 3 maanden 3 andere thema's. Of dezelfde nog eens. En zoals de Amerikanen het al eens benoemden: "Create a plan and stick to it!". Houd je prioritering in het oog. Wees transparant over de vorderingen en vier samen de behaalde mijlpalen. En andere onderwerpen worden niet gedaan. Het heeft helemaal geen nut om in 8 projectgroepjes te zitten. Focus en prioriteer.
   Na een jaar zul je zien dat je toch al 12 thema's hebt aangepakt. Top toch!
   
   
3. Leiderschap
   Een goed leider bewaakt de focus en de prioriteiten. Slechte managers zijn onruststokers. Lijstjes voor het e.e.a., toch dat ene project doorduwen, iets doen wat nieuw is en afwijkt van de scope, toch een alliantie aangaan op een gebied wat niet bij de corebusiness hoort; stop ermee.
   Besteed die energie liever aan je mensen. Praat met ze, zorg dat zij een team zijn, geef feedback, wees open en geef hun vertrouwen.
   
   "Leaders establish trust with candor, transparency, and credit."
   - Jack Welch, former CEO of General Electric
   
   
4. Bespreekbaar maken
   Spreek elkaar aan op werkdruk en maak dit bespreekbaar tijdens overleggen. Besteed er minimaal eens per maand aandacht aan. Je kunt je kop in het zand steken; maar wanneer een medewerker over zijn/haar grenzen heen gaat; meld deze zich toch op een dag ziek of neemt ontslag.
   Het is ontzettend belangrijk als medewerkers zich gehoord voelen, waardering krijgen voor hun werk en misschien wel het allerbelangrijkste: nee mogen zeggen.
   
   
5. Gezondheid
   Dan zijn er natuurlijk nog de open deuren. Zorg voor een goed werkklimaat. Niet te warm, te droog, te koud etc. Geen flikkerende lampen of koude airco stromen. Stampende machines of dampen van het één of ander.
   Even wandelen in de lunch pauze, gratis fruit op het werk en een fijne collegiale werksfeer. Een informeel praatje om waardering uit te spreken en laten merken dat je ziet wat een medewerker bijdraagt aan de groei van je afdeling of bedrijf.

Het klinkt allemaal simpel. De culturele verandering die deze zaken met zich meebrengen zijn echter groots. Vaak zien we dat teams of bedrijven dit zelfstandig niet redden en er alsnog een externe coach aangetrokken moet worden om de echte verandering te bewerkstelligen.

Wacht niet tot je verzuimcijfer over de 6% gaat en/of medewerkers wegrennen. Ga er mee aan de slag; iedere dag opnieuw.

Marcel la Brijn
Directeur HRM Pantheon Automatisering