Je hoort tegenwoordig het begrip ‘workflow management’ steeds vaker. Maar wat is dat eigenlijk, ‘workflow management’? En waarom zou een onderneming of organisatie ertoe overgaan om workflow management in te voeren? Wat zijn precies de voordelen? En, last but not least, waarom biedt workflow management juist aan de HRM-discipline zulke evidente voordelen en winstpunten?
In elke organisatie brengt de gemiddelde werknemer – of die nu in vaste of tijdelijke dienst is, in loondienst of flexibel/ZZP – een grote hoeveelheid (digitaal) papierwerk met zich mee voor de HRM-afdeling. Denk alleen al aan de vele documenten rond het selectieproces, de cyclus van beoordelingen en functioneringsgesprekken, training en opleiding, verlof, ziekte en verzuim, en ga zo maar door.
“De gemiddelde werknemer brengt voor HRM een enorme (digitale) papierwinkel met zich mee.”
Tel daarbij op de steeds weer veranderende hoeveelheid wetten en regelingen die invloed hebben op de relatie werknemer – organisatie, en die vastgelegd en gevolgd moeten worden. Als je niet oppast als organisatie, dan hebben de HRM-medewerkers hun handen continu vol aan het bijhouden van deze enorme (digitale) papierwinkel. En dat terwijl HRM zich eigenlijk zou moeten – en willen – bezighouden met HR-beleid en -strategie.
Workflow management – mits goed geïmplementeerd en ondersteund door de juiste software – kan deze problemen oplossen. En bovendien het management, van de HRM-afdeling en andere afdelingen, voorzien van de juiste sturingsinformatie. Informatie die noodzakelijk is om de koers van de afdeling en het bedrijf te bewaken en zo nodig bij te sturen.
Workflow management zorgt er voor dat de uitwisseling van informatie binnen een organisatie goed en efficiënt verloopt. De regels die de organisatie daarvoor hanteert, zijn daarbij het uitgangspunt. Resultaat van workflow management is dat het bijdraagt aan het optimaliseren van bedrijfsprocessen zodat medewerkers en management ontlast worden en zich kunnen bezighouden met hun kerntaken die de meeste waarde toevoegen. En uiteindelijk zorgt workflow management er voor dat klanten beter, sneller en klantvriendelijker geholpen kunnen worden.
“Workflow Management helpt bedrijfsprocessen te optimaliseren en het rendement te verhogen.”
Wanneer je processen automatiseert door middel van workflow management, krijg je meer werk gedaan in minder tijd. Workflow management betekent een efficiëntieslag voor de organisatie dus. Een digitale werkstroom helpt organisaties sneller en slimmer te werken. Omdat het niet langer nodig is om processen handmatig te verwerken of te controleren, kunnen medewerkers meer aandacht besteden aan beleid en strategie.
Een voorbeeld: ziek- en beter melden van personeel
Een bedrijf met business units op verschillende locaties én een centrale HRM-afdeling koos ervoor om de digitale personeelsdossiers te ondersteunen met digitale workflows. Ze startten met het automatiseren van de ziek- en betermeldingen van de werknemers.
Het nieuwe digitale proces is nu als volgt:
- Een ziekmelding komt binnen bij de receptie en wordt ingevoerd in het systeem.
- Automatisch ontvangen leidinggevende, P&O en loonadministratie de melding.
- Leidinggevende krijgt daarnaast de taak om de ziekmelder te bellen.
- Afhankelijk van dit gesprek wordt de workflow ‘beter melden’ met x dagen uitgesteld.
- Na x dagen krijgt de leidinggevende de taak om te melden of de medewerker weer hersteld is.
- Indien het antwoord ‘ja, hersteld’ is, stuurt het systeem automatisch een betermelding van Arbo-dienst en UWV. Daarnaast intern een melding naar P&O en loonadministratie. Het digitale verzuimdossier wordt hierna afgesloten.
- Indien het antwoord op de vraag beter melden ‘nee’ is, dan start automatisch een andere workflow voor ‘langdurig ziek’ voor deze medewerker.
Al met al leidt dit nieuwe digitale en geautomatiseerde proces tot een enorme lastenverlichting voor de receptie, HRM-afdeling en loonadministratie. Bovendien kunnen alle relevante betrokkenen, op ieder gewenst moment, de laatste status van de ziek- of betermelding inzien. En alle betrokkenen worden er tijdig aan herinnerd om hun taken uit te voeren.
“Een enorme lastenverlichting voor receptie, HRM-afdeling en loonadministratie.”
Andere voorbeelden voor HRM-processen
Andere veelvoorkomende processen die voor HRM in digitaal ondersteunde workflow management processen kunnen worden omgezet zijn onder andere:
- Bilateraal overleg
- Loopbaangesprekken
- In dienst treden
- Verlof aanvragen (tot en met goedkeuring)
- Beschikbaarheid en planning van personeel
Bij de ‘workflow’ van in dienst treden kun je bijvoorbeeld denken aan het doorlopen van stappen van de indiensttreding van een kandidaat, waarbij elke stap van het proces op het juiste moment bij de juiste ‘rol’ terecht komt. Het tekenen van het contract komt binnen bij de medewerker, het getekende contract gaat voor akkoord naar de HRM-afdeling, enzovoorts. Zo wordt de complete workflow van diverse HRM-processen geautomatiseerd, en aangepast aan de specifieke wensen en eisen van de betreffende organisatie.
“Zo wordt de complete workflow van de diverse HRM-processen geautomatiseerd en aangepast aan specifieke wensen en eisen.”
De voordelen van workflow management
Het moge onderhand duidelijk zijn dat workflow management grote voordelen heeft. Door workflow management ontstaat een efficiëntere werkwijze. De processtappen worden door automatisering geborgd en aan de juiste functionarissen en ‘rollen’ toegewezen. Daardoor:
- Is de rolverdeling duidelijk;
- Wordt dubbel werk voorkomen;
- Vindt automatisering van repeterend plaats;
- Is er documentatie van het proces;
- Worden fouten en faalkosten voorkomen;
- Kan de levenscyclus van documenten bewaakt worden (bewaartermijnen, vernietiging, herziening)
In het laatste geval wordt het document dan op een vooraf vastgestelde termijn automatisch aangeboden voor een review, gearchiveerd of vernietigd (bijvoorbeeld omdat het wettelijk verplicht is). Deze mogelijkheid wordt vaak gebruikt voor contractmanagement, personeelsdossiers of kwaliteitsdocumenten.
Processen automatiseren met behulp van workflows helpt om alle statussen en taken te monitoren via dashboards. Grip ontstaat pas wanneer er toegang is tot de juiste informatie; dan is tijdig ingrijpen mogelijk en kunnen de juiste beslissingen worden genomen.
Met een digitale workflow kan men taken
- afhandelen;
- weigeren;
- goedkeuren;
- toelichten;
- delegeren;
- en overdragen.
Workflows kunnen worden toegepast op een document, een relatie, een persoon, een dossier en een project. Ook externen kunnen een werkstroomtaak toegekend krijgen.
“Pantheon HRM is specialist in Workflow Management voor HRM.”
Pantheon HRM – specialist in workflow management
Pantheon zag reeds vele jaren geleden al het belang van workflow management en de grote mogelijkheden voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Ook HRvan.nu – nu Pantheon HRM – heeft zich inmiddels ontwikkeld tot een specialist op dit terrein.
---
Heb je interesse in de mogelijkheden van workflow management voor HRM-processen? Neem dan contact op met een van onze specialisten via 0513 657 357.
