FIT/GAP analyse
Dat liet Pantheon zich geen twee keer zeggen. Met een dedicated team deed Pantheon Automatisering een grondig maar snel onderzoek onder dertien Volvo-dealers. Per dealer werd een uitgebreide
analyse gemaakt van de huidige administratieve processen. Zo ontstond een zogenaamde FIT/GAP-analyse, die duidelijk maakte op welke punten Pantheon Financieel al goed aansloot op het toenmalige
systeem (‘FIT’), en waar nog aanpassing nodig was (‘GAP’). “Het uitgangspunt was dat er – uiteraard – geen verlies van functionaliteit mocht optreden,” vertelt Bollen.
De betrokken Volvo-dealers vulden allen een uitgebreide vragenlijst in. Daaruit bleek dat iedere dealer een geheel eigen inrichting van de administratie had opgebouwd. Zo kon elke dealer
bijvoorbeeld zijn eigen rekeningschema bepalen; hetzelfde gold voor dagboeken, crediteurnummers, debiteursnummers, factuurnummers, het gebruik van kostenplaatsen en kostendragers, etcetera.
Universele conversie-tool
Uiteindelijk werd voor elke dealer de administratie geconverteerd, met tien jaar aan historie, precies zoals de betreffende dealer zijn eigen administratie had ingericht, en zonder dat er nog in
het oude systeem gekeken hoefde te worden. Om dat te kunnen bereiken ontwikkelde Pantheon een universele conversie-tool – één stuk programmatuur – die ondanks alle uitzonderingen een geautomatiseerde
conversie mogelijk maakte bij alle dealers.
Pantheon Financieel - Drie essentiële componenten
Een ander effect van de FIT/GAP-analyse was dat Pantheon op basis hiervan een drietal essentiële componenten kon definiëren die aan Pantheon Financieel werden toegevoegd, en die het een volwaardig
financieel pakket maakten:
- Dimensies; elf flexibel te configureren dimensies (zoals kostenplaatsen, kostendragers, etc.).
- Rekening-courant functionaliteit; waardoor bijvoorbeeld de kosten van een inkoopfactuur geautomatiseerd verdeeld kunnen worden over meerdere deeladministraties (business units,
afdelingen, etc.) met bijbehorende grootboekrekeningen.
- Consolidatiemogelijkheden; de mogelijkheid om verschillende onderliggende administraties te consolideren en andersom, om in te zoomen op bepaalde boekingen en aldus de
samenstellende delen, en eventuele deelmutaties, te identificeren. Een realtime flexibel in te richten consolidatiemodel, waarmee een complete bedrijfsstructuur kan worden vastgelegd.
Het onderzoeksteam van Pantheon schreef een document toegespitst op Volvo met daarin alles wat ze bij de verschillende dealers hadden geconstateerd, gevolgd door een Plan van Aanpak om de
geconstateerde problematiek op te lossen.
Presentatie onderzoeksresultaten
De FIT/GAP-analyse werd gepresenteerd aan de directies van alle dealerbedrijven. Het verhaal van Pantheon Financieel viel in goede aarde. “De presentatie van Pantheon was professioneel en
overtuigend,” vertelt Bollen. Dat vond niet alleen Bollen, dat vonden alle Volvo-dealers. Juist die interne consensus was voor Bollen cruciaal: “Het moet voor iedereen goed zijn!”, zegt
hij.
Ontwikkelen & Implementeren
Nadat de Volvo-dealers definitief voor Pantheon Financieel als nieuwe financiële systeem hadden gekozen, volgde voor Pantheon allereerst een fase van Ontwikkelen en testen (de
conversieprogrammatuur, de extra functionaliteiten voor Oculus Financieel), en vervolgens – binnen een tijdsbestek van vier tot vijf maanden – de daadwerkelijke conversie op locatie bij de 25
dealers. Binnen zes maanden migreerden 25 dealers – actief op 100 locaties, met zo’n 1500 gebruikers en tussen 50 en 100 kerngebruikers op de administratie - , ieder met zijn eigen administratie, van
het oude systeem naar Pantheon Financieel van Pantheon Bedrijfssoftware.
Moderne Integratie tooling en webservices
De migratie was niets minder dan een mega-operatie, die over het algemeen succesvol verliep. Niet alleen moest de administratie van de betreffende dealer geconverteerd worden, in zijn geheel, met
tien jaar historie, ook moest een integratie plaatsvinden tussen het dealer management systeem (IDAS) en Pantheon Financieel, gebruik makend van moderne integratie tooling en
webservices. En het betrokken personeel moest worden opgeleid. In een periode van drie maanden trokken vijf consultants van Pantheon door het land om de 25 dealers goed en tijdig te
converteren.
Per dealer was het proces als volgt: in het weekend vond de grote conversie plaats (de complete administratie, met tien jaar historie), en vervolgens was er drie dagen – op de maandag, dinsdag,
woensdag – een Pantheon-consultant ter plaatse om het personeel te begeleiden en te instrueren.
Geleerde lessen
Over het algemeen verliep het proces goed, maar drie dagen per dealer bleek wel erg krap om het personeel helemaal wegwijs te maken in het werken met Pantheon Financieel. Ook traden hier en daar
wel conversieproblemen op, waarbij soms besloten werd om eerst een gedeeltelijke conversie te doen. Maar uiteindelijk migreerde iedereen op tijd, en werden de medewerkers ook steeds enthousiaster
naarmate men eraan wende om met Pantheon Financieel te werken in de dagelijkse praktijk.
Een dergelijk omvangrijk en intensief project vergt een goede samenwerking. Samenwerken is mensenwerk, en de samenwerking tussen Volvo en Pantheon Automatisering verliep en verloopt goed. Bollen
omschrijft het als: “Een partnership, waarin de partners elkaar zo nodig de waarheid kunnen zeggen.” Achteraf gezien zou Bollen meer tijd vooraf voor analyse hebben willen nemen. Nu kwam een aantal
issues pas tijdens de migratie naar boven. “Maar Pantheon heeft vervolgens die issues allemaal snel en voor eigen rekening opgelost, “ vertelt Bollen. “Doordat zij bereid zijn om te investeren in
onze relatie, blijven wij gecommitteerd!"
"Wij hebben een uitstekende relatie met Pantheon; open, eerlijk en direct."
- Tjeu Bollen, eigenaar BeesdA2
De voordelen van Pantheon Financieel
De korte periode voor training en migratie heeft de medewerkers en de organisatie uiteraard wel even onder druk gezet. Maar nu het proces achter de rug is, worden de voordelen van het nieuwe
pakket Pantheon Financieel in volle omvang duidelijk. Het inlezen van data uit verschillende bronsystemen gaat vlot en gemakkelijk, aldus Bollen, evenals de koppeling naar het eigen ERP-systeem
(IDAS). Verder roemt hij de aantrekkelijke moderne grafische user interface (UI), de toegankelijkheid, continuïteit en flexibiliteit van Pantheon Financieel. Pantheon Financieel is webbased,
multi-platform, multi-device en mobiel. Het kan zowel in de Cloud draaien als on-premise.
Daarnaast is het mogelijk om in Pantheon Financieel simultaan te werken. Ook kunnen aanmaningen per email verstuurd worden en zijn deze per debiteur aan te passen. Verder is het nieuwe Dashboard
Debiteurenbeheer een veelgebruikt onderdeel van Pantheon Financieel.
Module ISP voor factuurverwerking
Een bijzonder aspect van Pantheon Financieel is de integratie met de module ISP-Invoice van ISProjects voor factuurverwerking, waarover Bollen erg enthousiast is. Met ISP-Invoice is het mogelijk
geworden om alle inkoopfacturen, in verschillende formaten (PDF, XML, etc.) naar één emailadres te sturen. ISP-Invoice leest de inbox vervolgens automatisch uit, en herkent factuurgegevens als het
bankrekeningnummer, totaal factuurbedrag, btw-bedrag, omschrijvingen, naam en adresgegevens van de crediteur. De financieel medewerker kan op zijn scherm eenvoudig deze gegevens controleren.
ISP-Invoice kan op basis van leveranciersgegevens of vooraf gedefinieerde boekingsvoorstellen, ook wel Robotics Process Automation (RPA), het coderen van de facturen automatiseren. Ook het
daarop volgende goedkeuringstraject kan volledig geautomatiseerd plaatsvinden. Met de module ISP-Invoice is het scannen en herkennen (OCR), accorderen en inboeken van facturen volgens Bollen “…een
fluitje van een cent” geworden.
"Met de flexibele import-tool van Pantheon Financieel kunnen we in principe elke vorm van mutatie-bestanden inlezen."
- Tjeu Bollen, eigenaar BeesdA2
Flexibele import-tool
De koppeling tussen het ERP-systeem van Volvo (IDAS) en Pantheon Financieel zorgt ervoor dat op dagelijkse basis gewijzigde relaties, journaal mutaties, voorraadbewegingen en verkoopfacturen over
en weer verwerkt worden. Om die koppeling mogelijk te maken heeft Pantheon een universeel configureerbare systematiek gebouwd, waarmee de koppeling met andere pakketten heel flexibel kan worden
ingericht. “Daardoor bevat Pantheon Financieel nu een flexibele import-tool, “ vertelt Bollen, “waarmee we in principe elke vorm van mutatie-bestanden kunnen inlezen, of het nu gaat om CSV, TXT, XML
of DB2.” Deze tool wordt ook bij verschillende dealers ingezet om een koppeling te kunnen maken naar specifieke pakketten of systemen, bijvoorbeeld naar een specifiek pakket voor salarisverwerking.
“We zijn nu zo flexibel met Pantheon Financieel, dat er niet een aanpassing van de andere partij nodig is om een koppeling te maken,” vertelt Bollen.
Detachering
Een nieuwere ontwikkeling en intensivering van de samenwerking tussen BeesdA2 en Pantheon is de detachering van ontwikkelaars door Pantheon bij BeesdA2. “Wij hebben er nu twee, sinds
respectievelijk drie en één jaar, en die flexibiliteit bevalt ons heel goed,” vertelt Bollen, “Beide mensen draaien zonder problemen mee in ons ICT-team en ze werken gezamenlijk aan de ontwikkeling
van ons dealer ERP-systeem.”
Al met al overheerst over Pantheon Financieel en de samenwerking met Pantheon zonder meer een positief gevoel, vertelt Tjeu Bollen. “Ik zal Pantheon Financieel en Pantheon Bedrijfssoftware zeker
aanbevelen aan collega-bedrijven,” zegt hij. “Doordat Pantheon volop doorgaat met verder ontwikkelen, heb ik alle vertrouwen in onze toekomstige samenwerking!”
"Ik zal Pantheon Bedrijfssoftware zeker aanbevelen aan collega-bedrijven."
- Tjeu Bollen, eigenaar BeesdA2
Download de volledige case
